Ajal, mil arvutid alles hakkasid sisustama kabinette ja kontoreid, tekkis „paberivaba“ kontori kontseptsioon. Eeldati, et kogu kontoritöö hakkab toimuma arvutis ja kõik dokumendid hakkavad eksisteerima ainult digitaalsel kujul ning vajadus paberi järgi lakkab iseenesest. Prognoosid osutusid liialt julgeteks, sest nn „tahke“ dokumendiga (hard copy) on lihtsam tööd teha. Esiteks on informatsioon piltlikumalt esitatud ning teiseks ei ole selle (informatsiooni) vastuvõtmiseks vaja lisaseadmeid. Nii et arvatavasti ei kao „tahke“ infokandja kontorist kunagi.
Tänapäeval on mitmesuguseid paberil infokajastamise võimalusi ja vahendeid: koopiamasinad, printerid, faksiaparaadid. On loomulik, et kõikidele nendele masinatele üks ja sama paber ei sobi. Selline lähenemisviis osutub kas liiga kulukaks (juhul, kui kasutada kallist ja kõrgkvaliteetset paberit) või kahjustab tehnikat ning lühendab selle eluiga (juhul, kui osta odavat ja madala kvaliteediga paberit, mis on tegelikult samuti kulukas, sest tehnikaremont läheb „kenakesti“ maksma). On ideaalne kui iga kujutisesaamise tehnoloogia jaoks kasutatakse oma paberit, millel on hulk kindlaid omadusi ja parameetreid.
Paljundamistehnika paber
Painduvus ja niiskus. Kuigi paber asub paljundusmasina sees üsna lühikese aja jooksul, on siiski paberileht sunnitud läbima päris „karmi testi“. Läbides trumleid, söötmisrulle ja teisi konveieri mehhanisme paindub paberileht kõvasti ning kui niiskuse sisaldus on liiga kõrge, siis tekib masinasse paberiummistus. Kõrge temperatuuri ja rõhu toimel, mis on kujutise loomise protsessidele omased, võib niiske paber rulli keerata. Ka seepärast jääb paber tihti masinasse kinni. Infoks: paberi kokkurullimine on vältimatu kui selle niiskus ületab 5,3% .Seadmete kindlat ja püsivat tööd garanteerib paber, mis on konkreetse seadme jaoks mõeldud, õigesti ärapakitud ja optimaalse niiskuse sisaldusega. Paber, kus on niiskuse sisaldus liiga madal, hakkab peale lahtipakkimist kiiresti imendama niiskust õhust. Paberi ääred muutuvad seetõttu lainelisteks – seadmete kindel ja püsiv töövõime märgatavalt langeb.
Selleks et kompenseerida kokkurullimist, mis ilmneb temperatuuri ja rõhu mõjul, valmistatakse mõned paberiliigid pisut paindunud kujuga. Sellise paberi pakil on näidatud noolega, missuguse suunaga tuleb paberit hoidlasse paigutada.
Hõõrdejõud. Enamuses paljundusmasinates kasutatakse paberi söötmisel friktsionaalseid mehhanisme. Et ei tekiks paberiummistust, peab paber olema kindla hõõrdeteguriga. Kui aga seade on varustatud vaakumsöötjatega, siis eriti tähtsaks muutub selline paberi omadus nagu poorsus.
Kujutise saamine. Kujutise ülekandmisel laaditakse paberit. Kui laeng ei püsi paberil, siis lõpptulemuseks on ähmaste kujutistega piirkonnad või teised defektid. Toonerit kinnitatakse kuumutamise abil surve all. Karedapinnalisel lehel võib kujutise pilt kinnituda valesti ning seejärel valguda laiali. Peale selle võib määrdunud paber jätta jälgi fotoretseptoril, mis muudab järgmiste jäljendite kvaliteeti halvemaks.
Elektrostaatiline laeng. Kõrge temperatuur, mida kasutatakse tooneri kinnitamiseks, ning paberi hõõrdumine selle liikumisel transporterite lintidel põhjustavad lehtede elektrostaatilise laengu kogumist. Antud nähtus süveneb kui paberiniiskus on liiga väike. Elektrostaatilise laegu tõttu tekivad probleemid trükiste järeltöötlemisel – näiteks valmistrükiste kokkupanemisel või sorteerimisel.
Tolm. Paberitolm – on üks peamistest teguritest, mis põhjustab paljundamisseadmete ülesütlemist. Tolmu moodustub mitte ainult paberi lõikamisel ja selle pakkimisel.
Puudulikult väljatöötatud tehnoloogia, sealhulgas ka kaltsiumkarbonaadi liigne lisamine liimimisel, on samuti seadmete saastumise tekitajaks. Eriti tähtis on mitte kasutatada madala kvaliteediga paberit tooneri retsirkuleerimise võimalusega seadmetes (kus tooner, mis sai trumli peale kantud, kuid pole sattunud paberi peale, ei lähe jääktoonerimahutisse, vaid seda kasutatakse korduvalt). Odava paberi peen karv võib sattuda puhta tooneri mahutisse, mis negatiivselt mõjutab koopiate kvaliteeti.
Teisikeksemplari vasmistamisseadmete paber
Nende seadmete töö põhineb digitaalsel kujutise edastamisel ja šabloontrükil. Paberil peab olema hea värviimamise võime. Kuid üldiselt rääkides on sarnased paljundamismasinad vähenõudlikud ning on võimelised trükkima paberil tihedusega 46 kuni 210 g/m2.
Laserprinterite paber
Laserprinterite nõudmised paberile on samasugused nagu koopiamasinatelgi, sest nende puhul kehtib sama (analoogne) trükkimise põhimõte.
Tindiprinterite paber
Tänapäeval on enamlevinud tindiprinterid. Nende printeripeas on kogum pisikesi kambreid, millest igaüks paiskab paberile teatud värvi mikroskoopilisi tinditilkasid. Ühe kambri diameeter on väiksem kui 25 mikronit. Mida väiksem seeon, seda selgem on kujutis. Kuid täpisuuruse minimiseerimine ei ole ainukeseks tinditrüki kvaliteedi parandamise võimaluseks. Tinditrüki tehnoloogia on selline, et parimat tulemust on võimalik saavutada kui kasutada spetsiaalset tinditrüki jaoks mõeldud paberit. See tuleneb sellest, et tavalise kontoripaberi kiudude struktuur on ebaühtlane. Sellisele pinnale sattudes valgub tilk laiali ning ei imendu kõige paremal viisil. Selle tulemusena on tavalisele paberile prinditud pildid ähmased ja laialivalgunud. Kõik tindiprinterite tootjad toodavad ka spetsiaalset paberit oma tehnika jaoks. Erinevalt tavalisest paberist on see mitmekihiline. Sellisele paberile prinditud kujutised lähenevad oma kvaliteedi poolest fototrükile.
Maatriksprinterite paber
Selliste masinatega töötamisel ei ole kehtestatud paberi kvaliteedile mingisuguseid piiranguid, välja arvatud ühte – see peaks olema piisavalt tihe, mitte vähem kui 70 g/m2
Faksiaparaatide paber
On ekslik arvata, et tavalise paberiga töötavatele faksidele sobivad ükskõik millised lehed. Printimisseadme tüübi järgi võib faksiaparaate jaotada kahte põhirühma: laser- ja tindifaksid. Lähtuvalt printimisseadme tüübist peab valima ka sobilikku paberiliiki. Nagu näete, mängib paberivalik olulist rolli ning ei kajasta ainult dokumenti, vaid mõjutab ka ettevõtte eelarvet.